Respuestas automáticas en WhatsApp, el anzuelo para captar clientes

Indice de contenido: ¡Presiona y lee lo que necesites!

1. Respuestas automáticas en Whatsapp Business
2. Responder todos los mensajes de WhatsApp con un chatbot
3. Varios asesores, una sola línea de WhatsApp
4. Plantillas y ejemplos de mensajes en WhatsApp
5. Ventajas de las respuestas automáticas en WhatsApp con chatbot

Hoy más que nunca, la presencia de una marca en WhatsApp ya no es una opción, sino que es una ventana necesaria tanto para las empresas como para los clientes. Sin embargo, no todas las empresas están preparadas para brindar una correcta atención al cliente o servicio de ventas a través de la app de mensajería.

Una de las opciones más valiosas que las empresas tienen actualmente, es la posibilidad de implementar respuestas automáticas en WhatsApp para reducir los tiempos de respuesta y mejorar la calidad del servicio, y en este artículo te indicamos cómo hacerlo y cuál es la mejor forma para tu empresa.

• Atención al cliente por WhatsApp: la estrategia para potenciar tu canal

El confinamiento vino a acelerar la digitalización de las empresas y muchas de ellas se lanzaron a invitar a sus clientes a escribirles o realizar su pedido por WhatsApp, sin pensar cuánto tiempo debían esperar sus clientes para recibir respuesta por parte de la empresa.

Según Harvard, la tasa de contacto y calificación cae rápidamente entre los primeros 5 o 10 minutos. Por eso, es absolutamente necesario contar con un sistema que permita atender a los clientes de forma inmediata y es ahí donde ATOM Chat puede ser la solución que necesitas.

Respuestas automáticas en Whatsapp Business

Configurar las respuestas automáticas en WhatsApp es una de las opciones más sencillas que hay para responder a los clientes rápidamente y es muy sencillo programarlas desde WhatsApp Business. Con posterioridad, una persona se puede encargar de responder de forma manual, pero la primera impresión positiva ya se ha establecido en el cliente.

WhatsApp Business permite programar dos tipos de mensajes distintos: mensajes de sesión y HSM (mensajes altamente estructurados).

¿Cómo funciona? Es tan sencillo como descargar WhatsApp Business  en celulares Android e iOS, crear una cuenta de empresa de Whatsapp y luego programar las respuestas automáticas. Para ponerte en contexto, te mostramos dos tipos de respuestas automáticas en WhatsApp Business y que son bastante usada por algunos negocios:

• “Gracias por utilizar nuestro servicio de WhatsApp, en unos momentos le ayudaremos”.
• “Gracias por comunicarte con (nombre de la empresa). Por favor, haznos saber cómo podemos ayudarte”.

Mensajes de sesión en WhatsApp Business

Se conoce así a los mensajes programados para responder de forma automática y sin coste a un mensaje de un cliente, siempre y cuando la respuesta se produzca dentro de las 24 horas siguientes a la consulta. Una vez transcurrido este tiempo, la conversación caduca y para recuperarla será necesario enviar un mensaje de pago prediseñado mediante una plantilla.

Entre las ventajas de este tipo de mensajes destaca que no están sujetos a ningún tipo de norma externa, por lo que es posible enviar un texto, imagen, vídeo o archivo de audio.

HSM (Plantillas de mensaje)

Las plantillas de WhatsApp, o mensajes altamente estructurados, difieren de los anteriores en dos cuestiones fundamentales: por un lado, requieren un pago, mientras que, por otro, están sujetos a una serie de normas, tanto de contenido como de formato. Además, los HSM son:

• Reutilizables
• Personalizables a través de distintas variables
• Multilingües

Eso sí, es necesario tener en cuenta que para poder ser enviados deben ser pre aprobados por la plataforma y el usuario debe haber consentido ser contactado.

Con respecto al contenido, WhatsApp antes rechazaba los envíos de mensajes promocionales o de ventas, pero está abriendo las posibilidades de envío de mensajes de este tipo, por lo que deberías aprovecharlo desde ya para tu negocio.

Ten en cuenta que, además de ese tipo de mensajes, puedes enviar también mensajes con objetivos como estos:

• Actualización de cuentas
• Actualización de alertas
• Actualización de citas
• Resolución de problemas
• Actualización de pagos
• Actualización de finanzas personales
• Actualización de reservas
• Actualización de envíos
• Actualización de entradas

Recuerda que la longitud de las plantillas de ser inferior a 1024 caracteres, sin líneas extra o más de 4 espacios consecutivos y deben indicar las variables según el formato específico que indica WhatsApp. Las mismas reglas aplican para las traducciones de plantillas.

Los mensajes automáticos ayudan a muchas empresas a acelerar la primera interacción con el cliente pero, ¿qué sucede cuando este escribe fuera del horario laboral? La respuesta automática se envía al consumidor, pero entonces ya no hay una persona detrás del celular para responderle.

Esta es precisamente una de las desventajas que enfrenta una cuenta de empresa en WhatsApp al activar las respuestas automáticas: la comunicación por WhatsApp está marcada por la inmediatez y rapidez con la que fluye la conversación. Y, claramente, las empresas deben ajustarse a la plataforma. Sobre todo, deben adaptarse aquellas que tienen una alta demanda de atención al cliente, solicitudes, pedidos o ventas.

Responde todos los mensajes de WhatsApp con un chatbot

La solución más viable para las empresas que quieren brindar una atención más completa las 24/7, especialmente aquellas que tienen alta demanda de atención al cliente o ventas digitales a través de WhatsApp, es integrar un chatbot en su canal digital mediante un CRM como ATOM Chat.

En base a la experiencia que hemos tenido con nuestros clientes, los chatbots conversacionales integrados a WhatsApp permiten reducir el tiempo de respuesta al cliente desde 2 horas o más, hasta 1 minuto, lo que impacta de forma positiva no solo en la satisfacción del cliente, sino a nivel de ventas. En el caso del chatbot de ATOM el tiempo de respuesta es aún menor: 1 segundo.

A pesar de los mitos que existen comúnmente sobre los bots. Un chatbot conversacional con inteligencia artificial no solo da respuesta al primer mensaje que envían los clientes, sino que es capaz de sostener una conversación con los consumidores y cerrar la venta de productos desde la ventana del chat.

Los chatbots conversacionales tienen mayor potencial cuando son entrenados de forma inteligente para comunicarse con un lenguaje natural, es decir, para responder mensajes tal como lo haría una persona y con frases que representen a tu organización u empresa.

Los bots conversacionales representa un gran apoyo para las empresas retail, de telecomunicaciones, farmacias, aseguradoras, empresas que venden vehículos, universidades y otras que a diario reciben una gran cantidad de solicitudes de parte de sus clientes y necesitan dar respuesta pronta a todos sus mensajes.

Varios asesores, una sola línea de WhatsApp

Para potenciar las respuestas en el canal de atención y ventas en WhatsApp es clave la integración de un CRM o una plataforma conversacional como ATOM, que permite a varias personas responder a mensajes en simultáneo desde sus computadoras y mediante una sola línea de WhatsApp. Esta opción permite ofrecer a tus clientes un servicio más personalizado y completo.

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¿Cómo lograrlo? Una de las soluciones más potente de ATOM, es que al integrar ATOM a WhatsApp la administración de tu canal digital ya no se realiza desde un móvil, sino desde la computadora.

Esto permite disponer de varios agentes que se comunican en directo con los clientes y responden a todos mediante mensajes o llamadas.

¿Cómo combinar un chatbot con la atención personal?

¿Personas y chatbot? Sí. El chatbot se ocupa de la primera interacción con el cliente, recopila su información de contacto y atiende de forma inmediata su solicitud. De esta forma, se reduce en gran medida la insatisfacción y las quejas de parte de los usuarios.

• ATOM + Whatsapp, la combinación para incrementar ventas

Una vez que el bot ha recopilado toda la información necesaria, el agente llega al usuario con una información o solución más acertada. Esto les permite dedicar su tiempo a solucionar problemas o casos complejos que es indispensable resolver con ayuda de personas, sobre todo cuando se trata de empresas con gran flujo de tráfico o que brindan servicios a una gran cantidad de clientes.

Además, la gran ventaja que ofrece ATOM es que el cliente tiene la opción de elegir en qué momento pasar a ser atendido por un agente en vivo.

Plantillas y ejemplos de mensajes en WhatsApp

La comunicación con tus clientes a través de WhatsApp parte de un elemento muy importante: la forma en que tu marca interactúa con los usuarios. Por eso, es vital diseñar plantillas de mensajes que definan el estilo y las respuestas para todos los mensajes por WhatsApp.

Un mensaje mal redactado puede llevar a tu empresa a perder una venta o, peor aún, a perder el cliente. Por eso es muy importante establecer mensajes bien elaborados sobre cómo saludar a un cliente por Whatsapp y en general, cómo recopilar la solicitud de tus clientes.

• Cómo automatizar tus ventas por WhatsApp

3 Ventajas de las respuestas automáticas en Whatsapp con chatbot

1. Automatización servicio al cliente

La automatización de los servicios es cada vez más común en muchas industrias. La demanda de un servicio al cliente activo está llevando a muchas empresas a hacer uso de la inteligencia artificial para ofrecer una atención inmediata, sobre todo en WhatsApp, que se ha convertido en el canal de mensajería que prefieren muchos usuarios.

2. Atraer prospectos a WhatsApp

Los clientes que acuden a tu empresa por WhatsApp lo hacen motivados por una sola razón: la confianza de ellos hacia tu marca. Por eso cada vez más empresas atraen leads hacia este canal digital e invierten en automatizar no solo la atención al cliente, sino un flujo conversacional que les permita vender por WhatsApp.

3. Incrementar ventas por WhatsApp

Una buena gestión de ventas por WhatsApp ha llevado a uno de nuestros clientes a triplicar sus ventas en menos de dos meses y pasar a tener una efectividad del 5 % al 18 %. Los resultados a través de esta aplicación de mensajería son extraordinarios. Aquí puedes leer el caso.